ECCP FONDS COMMUNAUTAIRE
Quel est l'objectif du fonds communautaire?
Quel est le résultat souhaité de la création de ce fonds communautaire?
L'objectif du Fonds communautaire de l’ECCP est d'apporter un soutien financier à des projets spécifiques au sein de la communauté de pratique, initiés par ses membres. Les projets soutenus par le fonds doivent s'aligner sur la mission de l’ECCP : apprendre, se connecter et agir ensemble.
En 2025, nous pilotons ce fonds communautaire et reconnaissons que des changements, des ajustements et des mises au point devront probablement être apportés au processus !
Le processus du Fonds communautaire de l’ECCP vise à:
Soutenir les initiatives qui favorisent l'apprentissage partagé, l'établissement de relations et l'action sur des sujets transversaux ou intersectionnels liés à l’ECCP, notamment la consolidation de la paix, la gestion des conflits, la conservation, la gestion des ressources naturelles et/ou l'atténuation et l’adaptation au changement climatique.
Fournir une expérience en matière de (micro)subventions à ceux qui reçoivent les fonds et à ceux qui participent au processus de budgétisation participative.
Renforcer la communauté et la confiance au sein de la communauté de l’ECCP.
Quel est le montant du fonds ? Qui y fait des dons ?
Revenu
Toute institution ou individu peut faire un don au fonds. Plus d’informations sur les contributions sont disponibles ci-dessous dans ce document. En 2025, le Fonds communautaire du ECCP a reçu les contributions suivantes :
PeaceNexus Foundation - 10,000 CHF
Austrian Centre for Peace - 1,000 EUR
Total: 11,615 EUR
Note : Les taux de conversion peuvent varier au cours de l'année.
Dépenses
Le ECCP comporte quelques coûts fixes qui sont couverts par le Fonds communautaire et déduits du total. Ces coûts sont les suivants :
ECCP site web - 215 EUR
Traduction/Soutien à l'interprétation (à confirmer) - 505 EUR
2025 - Honoraires versés au CCDP* dans le cadre de la procédure budgétaire - 530 EUR
Total: 1,250 EUR
* À partir de 2026, des frais généraux de 15 % seront versés au CCDP pour l'hébergement des fonds (voir ci-dessous pour plus d'informations sur les frais généraux).
Au 15 février 2025, il y a 10.365 EUR disponibles dans le fonds.
Qui peut proposer des idées ? Quels types d'idées peuvent être financés?
Il existe quelques critères pour les propositions :
Les propositions doivent porter sur un projet, une initiative ou un événement, plutôt que sur les frais généraux de fonctionnement. Les propositions concernant les frais généraux ne seront pas prises en considération pour le projet pilote du fonds 2025.
Au moins une des personnes soumettant une idée doit être membre de l’ECCP. Les membres du comité budgétaire ne peuvent pas soumettre d'idées (voir ci-dessous).
Est considérée comme membre de l’ECCP toute personne inscrite sur la liste de diffusion ou dans un groupe WhatsApp de l’ECCP.
Les propositions peuvent être soumises par des individus ou des institutions.
Les personnes ne peuvent soumettre qu'une seule idée par cycle (voir ci-dessous).
Plusieurs personnes d'une même institution peuvent soumettre des idées différentes.
Les propositions doivent toujours être soumises par au moins deux personnes ou groupes.
Ces deux personnes ne peuvent pas travailler pour la même organisation ou succursale.
Seule une des parties présentant la demande doit être membre de l’ECCP.
Les propositions doivent clairement démontrer comment l'idée soutient la mission de l’ECCP.
Le financement demandé ne peut excéder 20 % du montant total disponible du fonds au moment de la soumission, tel que publié sur la page web du fonds.
Les propositions sont reçues par un comité budgétaire et examinées selon les critères suivants:
L'idée est-elle conforme à la mission de l’ECCP ?
L'idée est-elle réalisable dans le cadre du budget et du calendrier proposés ?
Cette idée est-elle susceptible d'avoir un impact positif, conformément aux résultats décrits ci-dessus ?
L'idée prévoit-elle un moyen d'impliquer l'ensemble de la communauté ECCP, par exemple en partageant les enseignements tirés ?
Comment sont prises les décisions concernant les idées qui seront financées et leur montant?
Étape 1
Un individu ou une institution soumet une idée, en collaboration avec un partenaire (voir les paramètres ci-dessus).
Étape 2
Un comité budgétaire examine ce qui est faisable, réaliste et prometteur (voir ci-dessous les comités). Les idées sont anonymes à ce stade.
Les idées qui répondent aux critères de sélection énoncés (ci-dessus) entreront dans une phase de diligence raisonnable.
Les propositions les plus réalisables ou les plus prometteuses peuvent bénéficier d'un soutien au développement de la part du comité et/ou du gestionnaire, et passer à l'étape suivante. L'aide au développement peut, par exemple, consister en un accompagnement visant à s'assurer que la formulation est claire et convaincante, ou que le budget couvre de manière réaliste les coûts administratifs susceptibles d'entraîner une charge excessive pour les auteurs d'idées. Ce soutien est facultatif et déterminé au cas par cas.
Étape 3
Le comité budgétaire partage les idées qui répondent aux critères demandés et, le cas échéant, peut choisir de faire une recommandation pour l'utilisation des fonds sur la base des idées soumises. Cette recommandation peut suggérer une solution créative pour répondre aux demandes de plusieurs soumissions ou pour procéder à des subventions partielles.
Lors du premier cycle, la recommandation sera diffusée au groupe de personnes dont les idées soumises répondaient aux critères requis. (Les idées soumises ne répondant pas aux critères ne passeront pas à cette étape). Après le premier cycle, ce système sera évalué. Lors des prochains cycles, la recommandation pourrait être diffusée à l'ensemble de la communauté du ECCP.
Étape 4
L'utilisation des fonds est décidée par un vote de classement par les personnes dont les idées soumises répondent aux critères demandés. Dans le cas improbable où le vote n'est pas concluant ou que deux idées sont à égalité, la décision sera renvoyée au comité budgétaire pour départager les participants.
Lors du premier cycle, le vote sera effectué par le groupe de personnes ayant soumis des idées. Ils ne peuvent pas voter pour leurs propres idées. À l'avenir, le vote pourrait être effectué par l'ensemble de la communauté de l’ECCP. (Les personnes ayant soumis des idées ne pourront toujours pas voter pour leurs propres idées).
Étape 5
Les candidats retenus sont informés et collaborent avec le gestionnaire communautaire et l'hôte détenant les fonds pour transférer le financement. Les détails du transfert de fonds (nombre de paiements) et la justification financière (reçus, factures, etc.) seront déterminés par le CCDP au cas par cas.
Les exigences en matière de rapports sont légères et il sera simplement demandé aux porteurs d'idées de raconter comment l'argent a été utilisé et ce qui s'est passé. Cette histoire peut être racontée par écrit, par vidéo, par photo, par audio ou sous d'autres formes. Il n'y aura pas d'exigences élevées en matière de rapports, quelle que soit l'ampleur future du financement.
Comment soumettre une idée ? Quand les candidatures sont-elles ouvertes?
Les propositions de financement sont soumises en ligne via google form. Si un soumissionnaire intéressé a des difficultés à utiliser les formulaires Google, il doit contacter le gestionnaire de la communauté à l'adresse ecosystemforpeace@gmail.com pour obtenir une autre méthode de soumission.
Nous prévoyons d'ouvrir le cycle de candidature trois fois en 2025, du 1er avril au 30 juin, du 1er juillet au 30 septembre et du 1er octobre au 31 décembre.
Les candidatures seront ouvertes sur cette page web le 1er avril et pourront être soumises pendant 6 semaines.
Qui peut faire partie du comité budgétaire? Comment est-elle constituée?
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Le rôle du comité budgétaire est (1) de faire avancer les propositions dans le processus en évaluant leur alignement avec les critères demandés, (2) d'accompagner les propositions avant le processus de vote pour travailler sur toute formulation peu claire ou toute modification suggérée, et (3) de partager la liste finale d'idées pour le vote. Le cas échéant, le comité peut proposer des solutions créatives pour répondre aux demandes de soumissions multiples ou pour procéder à des subventions partielles.
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Le comité budgétaire sera composé de 5 membres (un nombre impair, mais suffisamment restreint pour pouvoir organiser raisonnablement des réunions).
Une personne ne peut pas être à la fois membre du comité budgétaire et du comité directeur.
Les membres ne peuvent pas soumettre de proposition ou d'idée de financement pendant l'année où ils siègent au comité.
Les mandats sont d'une durée d'un an. Les membres sont invités à se représenter après chaque mandat.
Après la première année, le comité peut décider de limiter ou non le nombre de mandats d'une personne.
Les membres du comité budgétaire sont tenus d'assister régulièrement aux réunions du comité et/ou de soumettre leurs commentaires par écrit pour chaque cycle. Tout sera mis en œuvre pour tenir compte des différences de fuseau horaire et de langue.
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La composition du comité sera déterminée par un appel ouvert à la participation et/ou aux nominations.
Chacun peut proposer sa candidature ou celle d'une autre personne pour participer au comité.
Si plus de cinq personnes souhaitent participer au comité, celles qui sont en lice se réuniront pour décider ensemble de la composition finale.
Le groupe sera encouragé à prêter attention à la répartition géographique et au genre, sans nécessairement imposer de quotas.
La composition recommandée du comité sera annoncée à l'ECCP, et tous les membres de la communauté auront deux semaines pour contester.
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Afin d'assurer la cohérence entre le comité directeur et le comité budgétaire, le CCDP, co-organisateur de l’ECCP, servira d'observateur au comité budgétaire.
Par principe, une place d'observateur pourrait être offerte à toute institution ayant contribué financièrement au fonds. L'éthique du fonds est de mettre le pouvoir de décision entre les mains de la communauté.
L’ECCP doit pouvoir compter sur un ou deux experts en budget participatif en cas de besoin de soutien sur des questions ou des défis spécifiques. Il s'agit de personnes ayant une expérience de la gestion de processus budgétaires participatifs.
La coordination et le soutien logistique seront assurés par le gestionnaire communautaire. Le gestionnaire n'a pas de droit de décision au sein du comité, et le groupe peut choisir de se réunir avec ou sans lui.
Quels sont les détails que les bailleurs de fonds ou les contributeurs financiers du fonds doivent connaître?
Transfert de fonds : Le Fonds communautaire du ECCP est détenu par le Centre sur les conflits, le développement et la consolidation de la paix (CCDP) de l'Institut universitaire de hautes études de Genève ; le CCDP est l'un des deux co-organisateurs institutionnels de la communauté ECCP. Les fonds peuvent être transférés au CCDP après la facturation ou l'émission d'un protocole d'accord léger, en fonction des besoins de l'institution de financement.
Frais généraux : À partir de 2026, 15 % des fonds transférés par l'intermédiaire du CCDP seront consacrés aux frais généraux d'administration. Ces frais couvrent le temps consacré par le CCDP au processus de budgétisation participative, à la rédaction et à l'achèvement des protocoles d'accord et des factures, à la collaboration avec les bénéficiaires des fonds pour transférer l'argent, à la réception et à l'organisation des récits d'impact des bénéficiaires des fonds, ainsi qu'au respect des exigences en matière de rapports des contributeurs financiers. Le CCDP est un centre de recherche à but non lucratif situé au sein d'une université, qui possède une grande expérience de la gestion de projets et de fonds complexes.
Le CCDP reconnaît que les réglementations et les exigences en matière de frais généraux varient d'une institution à l'autre. Si cette exigence en matière de frais généraux empêche votre institution de contribuer au fonds, veuillez contacter le Community Manager à l'adresse aericksonpearson@gmail.com pour discuter d'autres options.
Rapports : L’ECCP reconnaît la nécessité d'un suivi financier et de l'établissement de rapports. Le comité budgétaire tiendra et partagera avec tous les membres un registre transparent sur la page web du Fonds communautaire, y compris des informations sur les fonds utilisés et les fonds disponibles. Le ECCP discutera des exigences avec les financeurs et fournira des rapports dans le cadre préféré du financeur ou, s'il n'y en a pas, dans le cadre ci-dessous :
Date
Nature de la dépense
Quantité
Coût par unité
Montant total
Pour les membres de l’ECCP qui soumettent et poursuivent des projets, les exigences en matière de rapports sont légères. Les groupes de projet seront simplement invités à raconter comment l'argent a été utilisé et ce qui s'est passé. Cette histoire peut être racontée sous forme écrite, vidéo, photo, audio ou autre. En fonction du projet lui-même, des preuves financières telles que des reçus peuvent être demandées. Comme indiqué ci-dessus, cette question sera examinée au cas par cas.
Autres possibilités de financement : Le Fonds communautaire du ECCP est conçu comme un projet de budgétisation participative. Il se peut qu'il ne corresponde pas aux exigences ou aux besoins de votre institution. Si la structure du Fonds communautaire de l’ECCP ne convient pas à votre institution mais que vous souhaitez néanmoins contribuer par d'autres moyens, il existe d'autres possibilités d'engagement financier. Contactez la gestionnaire de la Communauté, Annika Erickson-Pearson, à l'adresse aericksonpearson@gmail.com.